采购人员从申请中查找供应商、物料、数量和交期，再到订单系统逐项录入。
采购与供应商 · RPA定制
采购订单创建与变更
把已确认的采购申请转成采购订单，按授权处理数量或明细变更，并把订单编号和处理结果带回原申请，减少采购人员重复录入与查找。
适合采购申请与订单分处不同系统、需要反复维护订单的采购及共享服务团队。
采购申请采购订单
PR-101
订单号108
PR-102待处理物料
采购负责人确认
申请已通过，采购仍要逐项下单
附件要另外关联，订单号要回填；申请发生变更后，还要找到原订单核对修改范围。
部分物料报错时，容易混淆已下单和待处理明细，重复操作又可能生成重复订单。
让申请行与采购订单行对应起来
输入已批准或已确认可处理的采购申请、供应商和物料资料、交期规则，以及经授权的变更记录。新建与修改使用不同处理条件。
处理示例｜虚拟演示数据／流程示意
以下示例用于说明约定的处理方式，不是客户项目实绩。具体字段、规则和操作权限在项目中确认。
| 资料与来源 | 按约定处理 | 输出与交接 |
|---|---|---|
| 示例申请 PR-101，供应商及物料资料齐备 | 核对申请状态，按供应商和约定分组创建订单 | 保留申请行、采购订单号、附件关联与回写结果 |
| 示例 PR-102 的一个物料缺少必要资料 | 保留该行错误；其他行能否继续按企业规则决定 | 输出待处理物料和受影响申请，不能把整份申请标为全部完成 |
| 已建订单某行数量由 10 改为 8 的授权请求 | 比对原订单和变更依据，按允许范围更新 | 保留变更前后数量、确认依据与系统处理结果 |
一个物料报错，其他行如何处理？
异常处理示意
1
记录申请号、物料行、报错信息及已创建的订单，交给采购负责人确认。
2
人员补齐物料资料，或决定该行暂缓；其他明细是否拆分下单，按既定规则处理。
3
继续前先查询现有订单及回写记录，避免重复创建；补齐行重新执行并核实订单号。
4
已完成行与未处理行分别保留。只有范围内的订单结果、附件和回写均核对后，才结束对应任务。
交付什么，怎样核对？
申请—订单对应清单
回查每一行创建了哪张订单。
变更与处理记录
查看数量、明细、附件及系统结果。
异常行清单
列明原因、责任人及继续处理条件。
验证方式：抽查申请与订单的供应商、物料、数量和交期；分别核对创建、修改、附件关联及结果回写，并验证重复请求不会再次下单。
从一段明确范围开始
从一种采购申请类型、一个采购组织和一批正常及报错样例开始。先确定可创建与可修改的字段、拆单规则和审批条件，再验证订单及回写结果。
本项任务可采用 RPA 定制实施，围绕现有系统和资料确定取数、操作、异常处理与结果核验。需要衔接其他任务时，再按约定范围扩展流程协同。实施、验收、维护及费用按项目范围约定。
现有采购申请系统可以继续使用吗？
可以先评估现有申请系统与 ERP 的访问和权限条件，明确取数、附件及结果回写方式。
订单变更会直接覆盖原订单吗？
仅执行已授权、符合规则的变更，保留原值与依据。涉及已收货或已开票订单时，应先确认企业允许的操作范围。